Увольнение сотрудника: порядок действий и документы

Шаг 1. Определить основание

От основания зависит весь дальнейший порядок — и документы, и сроки, и выплаты.

Основание	Что нужно от сотрудника	На что обратить внимание
По собственному желанию	письменное заявление	предупредить работодателя нужно не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ); до истечения этого срока сотрудник вправе отозвать заявление — кроме случая, когда на его место письменно приглашён другой работник, которому нельзя отказать
По соглашению сторон	подписанное соглашение	самый спокойный вариант: условия и дата фиксируются письменно
Истечение срока договора	—	работника предупреждают в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения (ст. 79 ТК РФ); исключение — договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника
Инициатива работодателя	—	самое рискованное: требует документального подтверждения основания
Перевод, призыв, обстоятельства вне воли сторон	подтверждающие документы	порядок зависит от конкретного случая

Шаг 2. Оформить приказ

Приказ о прекращении трудового договора — основной документ процедуры. Порядок его оформления установлен ст. 84.1 ТК РФ: с приказом работника знакомят под подпись, а по его требованию выдают заверенную копию. В приказе должны быть основание, дата увольнения и ссылка на норму Трудового кодекса.

Практическая деталь: дата увольнения — это последний рабочий день, а не «день после». Она попадает и в приказ, и в расчёт, и в отчётность — если её перепутать, поедет всё сразу.

Шаг 3. Рассчитать и выплатить

Что входит в окончательный расчёт:

• заработная плата за фактически отработанное время;
• компенсация за неиспользованный отпуск;
• выплаты, предусмотренные основанием увольнения или договором (например, при сокращении).

Когда платить — ст. 140 ТК РФ: все суммы выплачиваются в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, расчёт выдают не позднее следующего дня после того, как он предъявил требование о расчёте. При споре о размере выплат работодатель обязан в этот же срок выплатить неоспариваемую часть.

Шаг 4. Выдать документы в последний рабочий день

Обязательно, без всяких заявлений

• трудовая книжка — если работник не переводил её в электронный вид, либо сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), если книжка не ведётся (ст. 84.1 ТК РФ);
• расчётный листок с расшифровкой начислений и удержаний (ст. 136 ТК РФ);
• выписка из персонифицированных сведений за период работы — её страхователь обязан передать при увольнении (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

По письменному заявлению сотрудника

• справка о доходах и суммах налога (ст. 230 НК РФ);
• копии приказов, справка о заработке для пособий и другие документы, связанные с работой — их выдают не позднее трёх рабочих дней со дня заявления (ст. 62 ТК РФ).

Обязательные документы выдаются в день увольнения. Если человек в этот день отсутствует, работодатель направляет ему уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо, с его письменного согласия, отправляет её по почте (ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 5. Отчитаться за сотрудника

Это тот шаг, который забывают чаще остальных, потому что он происходит уже «после того, как человек ушёл»:

• подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 — сведения о трудовой деятельности. Срок жёсткий: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Это не месячная и не квартальная отчётность — она привязана к событию;
• отчётность по взносам и НДФЛ — увольнение попадает в общие отчёты за период;
• персонифицированные сведения — за месяц, в котором сотрудник ещё работал.

Именно из-за срока «по событию» на этом шаге образуются штрафы у компаний, где о кадровых изменениях узнают с задержкой: бухгалтерия получает информацию об увольнении через две недели — а срок уже прошёл.

Пять ошибок, которые встречаются чаще всего

1. Дата увольнения не совпадает в приказе, расчёте и отчётности.
2. Компенсация за отпуск посчитана «на глаз» — без учёта фактически отработанного времени.
3. Расчёт выплачен позже дня увольнения — «в ближайшую зарплату».
4. Сведения о кадровом событии не поданы в срок — просто потому, что о нём не сообщили бухгалтеру.
5. Заявление сотрудника не сохранено — при споре подтвердить основание нечем.

Все пять — организационные, а не юридические. Они лечатся одним: у кадровых событий должен быть ответственный, который узнаёт о них в день события.

Что можем сделать мы

Мы ведём зарплату и кадровый учёт: оформляем документы при приёме, переводе и увольнении, считаем окончательный расчёт и подаём отчётность в срок — включая те сведения, срок которых привязан к событию.

• Зарплата — от 4 840 ₽/мес (1–5 сотрудников);
• Зарплата и кадровый учёт — от 8 700 ₽/мес (1–4 сотрудника);
• Персонифицированные сведения — 900 ₽/мес.

Если вам нужно уволить одного человека и вы не уверены в порядке — позвоните, разберём ситуацию. Первая консультация бесплатная. Если в штате есть военнообязанные, помните про отдельное уведомление военкомата: об этом — на странице воинского учёта в организации.

Материал носит информационный характер и не является юридической или налоговой консультацией: порядок увольнения зависит от основания и обстоятельств. Требования установлены Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами и могут меняться; сведения приведены по состоянию на сентябрь 2026 года. По спорным ситуациям — особенно при увольнении по инициативе работодателя — обращайтесь к специалисту.