Работа с самозанятыми: договор, чеки и риски

Что даёт работа с самозанятым

• Не нужно оформлять в штат — нет трудового договора, приказов, кадровых документов.
• Не нужно удерживать НДФЛ и платить взносы за исполнителя: доходы самозанятого не облагаются НДФЛ (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ), а выплаты ему не облагаются страховыми взносами — при условии, что на каждую оплату есть чек из приложения «Мой налог» (ч. 1 ст. 15 того же закона). Нет чека — нет и освобождения.
• Расход подтверждается чеком от самозанятого, а не сложным комплектом документов.
• Гибкость — платите за конкретный результат, а не за рабочее время.

Именно из-за этих удобств схему начали использовать не по назначению — и появился контроль.

Главный риск: переквалификация в трудовые отношения

Налоговая и суды смотрят не на название документа, а на фактические отношения. Признаки, которые чаще всего приводят к выводу «это на самом деле сотрудник»:

Признак	Почему настораживает
Самозанятый работает только с вами, и давно	у самостоятельного исполнителя обычно несколько заказчиков
Регулярные равные выплаты «как зарплата», два раза в месяц	оплата не привязана к результату
Он подчиняется графику и распорядку компании	признак трудовых отношений
У него рабочее место, оборудование и доступы от вас	исполнитель работает своими средствами
В договоре описаны обязанности и функция, а не результат	это описание должности
Он был вашим работником менее двух лет назад	прямой запрет: такие доходы не относятся к налогу на профессиональный доход (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ)
Есть руководитель, который даёт ему поручения	подчинённость

Чем это заканчивается для заказчика: доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период, пени и штраф, а также кадровые последствия — отношения могут быть признаны трудовыми (ст. 19.1 ТК РФ), и тогда добавляются отпускные, больничные и ответственность за нарушение трудового законодательства.

Что должно быть в договоре

Договор с самозанятым — это договор гражданско-правового характера, и писать его нужно как договор подряда или оказания услуг, а не как трудовой:

• предмет — результат, а не функция: «разработка макета» вместо «выполнение обязанностей дизайнера»;
• сроки и порядок сдачи результата, приёмка по акту;
• цена за результат или за объём, а не оклад за месяц;
• указание, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход, и его обязанность письменно уведомить заказчика об утрате этого статуса — разумный срок прописывают сразу, например три рабочих дня. Пункт не формальный: если исполнитель потеряет статус, выплата становится выплатой обычному физлицу, и обязанности по НДФЛ и взносам переходят к вам;
• обязанность выдавать чек на каждую оплату;
• отсутствие условий о графике, подчинении и рабочем месте — эти формулировки прямо работают против вас.

Чек: без него нет расхода

Чек, сформированный самозанятым в приложении, — единственный документ, который подтверждает и оплату, и его налоговый статус на дату расчёта.

• чек нужен на каждую выплату;
• получать его следует сразу, а не «в конце месяца» — потом исполнитель может пропасть;
• сверяйте данные в чеке: сумма, дата, ваши реквизиты как заказчика;
• проверяйте статус исполнителя перед каждой оплатой. Это бесплатно и занимает минуту: сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход» (npd.nalog.ru) — нужен только ИНН и дата. Если статус утрачен, выплата превращается в выплату обычному физлицу: с неё придётся удержать НДФЛ и начислить взносы.

Когда самозанятый не подходит

• работа постоянная, полного дня, по графику — это трудовые отношения, оформляйте штат;
• нужен человек на подчинении, который выполняет поручения по ходу дела;
• исполнитель недавно был вашим сотрудником;
• деятельность исполнителя не подпадает под налог на профессиональный доход — закон прямо исключает, например, перепродажу товаров, продажу подакцизных и подлежащих обязательной маркировке товаров, добычу полезных ископаемых, работу по агентским договорам и договорам поручения, а также случаи, когда у исполнителя есть наёмные работники или его доход превысил установленный лимит (ст. 4 и ст. 6 Закона № 422-ФЗ);
• вы хотите «сэкономить на взносах», переведя штат в самозанятых — это тот самый случай, за который доначисляют.

Мы не помогаем оформлять фиктивные отношения и не консультируем по способам «обойти» проверку: это прямой риск и для заказчика, и для нас.

Как правильно организовать процесс

1. Решите, какая это работа — разовый результат или постоянная функция. От этого зависит форма, а не наоборот.
2. Проверьте статус исполнителя до заключения договора.
3. Составьте договор под результат, с приёмкой по акту.
4. Платите за результат, а не равными частями по датам зарплаты.
5. Собирайте чеки на каждую оплату и храните их.
6. Проверяйте статус перед каждой следующей оплатой.
7. Не давайте график, рабочее место и доступы, если это не нужно для работы.

Чем помогаем мы

Мы ведём учёт и отчётность за сотрудников и можем посмотреть вашу ситуацию со стороны: как оформлены отношения с исполнителями, какие расходы подтверждены, где есть риск того, что сотрудничество сочтут трудовыми отношениями. Если по итогу окажется, что часть людей нужно оформить в штат — скажем прямо, вместе с расчётом, во что это обойдётся. Как оформляется приём и увольнение штатных сотрудников, разбираем в статье об увольнении сотрудника.

Первая консультация бесплатная. Кемерово, Весенняя, 24А, офис 407; работаем и дистанционно.

Материал носит информационный характер и не является юридической или налоговой консультацией: оценка отношений с исполнителем зависит от фактических обстоятельств. Порядок применения налога на профессиональный доход установлен законодательством и может меняться; сведения приведены по состоянию на сентябрь 2026 года. Решение по конкретной ситуации принимайте вместе со специалистом.