Персонифицированные сведения о работниках и ЕФС-1

Что входит в работу

1. Персонифицированные сведения о физических лицах — ежемесячно, в налоговую инспекцию

Короткий отчёт по каждому человеку: ФИО, СНИЛС, ИНН и сумма выплат за месяц. Подаётся именно в налоговый орган, а не в фонд, — это частая путаница; обязанность и срок установлены п. 7 ст. 431 НК РФ. Форму утверждает ФНС и периодически обновляет: следить за актуальной редакцией — наша забота, не ваша.

2. ЕФС-1 по кадровым событиям — подраздел 1.1 раздела 1

Сюда попадают приём и увольнение, перевод на другую постоянную работу, заключение и прекращение договора гражданско-правового характера, приостановление и возобновление трудового договора. По приёму и увольнению срок жёсткий: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). По остальным событиям срок длиннее и установлен тем же пунктом. Как это выглядит на практике при расставании с человеком, разобрали в статье об увольнении сотрудника.

3. ЕФС-1 по стажу и взносам — периодические разделы

Подраздел 1.2 (сведения о страховом стаже) сдаётся по итогам года и не по всем работникам, подраздел 3 (дополнительные взносы на накопительную пенсию) — с квартальной периодичностью и только если такие взносы у вас есть. Раздел 2 — сведения для расчёта взносов «на травматизм» (прежняя форма 4-ФСС), периодичность и срок его подачи установлены ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Подраздел 1.3 касается только государственных и муниципальных учреждений — коммерческой компании он не нужен. Мы определяем, какие разделы обязательны именно для вас, и не сдаём лишнего.

4. Проверка данных до отправки

Сверяем ФИО, СНИЛС, ИНН, даты и суммы. Большинство отказов — не про цифры, а про расхождение персональных данных с базой: одна буква в фамилии, «е» вместо «ё», неверная дата рождения.

5. Контроль приёма, а не «мы отправили»

Отчёт закрывает обязанность тогда, когда он принят. Отрицательный протокол означает, что сведений у инспекции или фонда нет: их нужно исправить и подать заново — а срок при этом идёт. Поэтому мы доводим каждый отчёт до положительного протокола и храним подтверждения по каждому периоду: если через год возникнет спор, доказательство сдачи будет у вас на руках.

Почему срок здесь считается по-другому

Обычная отчётность привязана к периоду: закрыли месяц или квартал — сдали. Часть ЕФС-1 привязана не к периоду, а к дню приказа. Приняли человека в пятницу — реагировать нужно сразу, независимо от того, когда у вас закрывается месяц и когда бухгалтер вернётся из отпуска.

Отсюда единственная настоящая причина санкций на этом участке: не незнание норм, а задержка информации. О приёме узнают через две недели на планёрке — а срок к тому моменту прошёл. Поэтому мы просим сообщать о кадровых событиях в день события и напоминаем об этом сами, не дожидаясь, пока вы вспомните.

Что бывает, если сведения не поданы или не приняты

• Отправленный, но не принятый отчёт обязанность не закрывает. Пока нет положительного протокола, сведений у инспекции или фонда нет — со всеми последствиями по срокам.
• Ответственность установлена нормами. За непредставление персонифицированных сведений в налоговый орган — ст. 126 НК РФ; за непредставление, неполноту или недостоверность сведений персучёта в Социальный фонд — ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; для должностных лиц — ст. 15.33.2 КоАП РФ. Часть санкций считается за каждое застрахованное лицо, поэтому чем больше штат, тем быстрее растёт сумма. Конкретные цифры мы на сайте намеренно не публикуем: они меняются. Назовём их по вашей ситуации — и по каждому периоду отдельно.
• Пропуски всплывают позже и разбираются дороже. Обычно это происходит при сверке с фондом или когда сотрудник обращается за пособием либо за назначением пенсии и в его стаже находится пробел. Восстанавливать приходится задним числом, сразу за несколько периодов.

Сколько стоит

Услуга	Цена
Персонифицированный учёт	900 ₽/мес
Зарплата (расчёт + отчётность за сотрудников)	от 4 840 ₽/мес
Зарплата и кадровый учёт	от 8 700 ₽/мес

Цена по прайсу от 01.04.2026, позиция «персонифицированный учёт». Состав работ зависит от того, сколько у вас людей и есть ли кадровые события: ежемесячные сведения — регулярная работа по календарю, ЕФС-1 по событию — работа по факту. Что именно входит в вашу цену, фиксируем в договоре до начала работ, а не по ходу.

Кому подходит

• компаниям с сотрудниками, где учёт ведут сами — отдать один участок дешевле, чем весь бухгалтерский блок;
• тем, у кого штат меняется часто — сезонные работники, подработки, договоры ГПХ: именно там срок «по событию» нарушается чаще всего;
• тем, кто уже получил требование или протокол — посмотрим, что не подано, восстановим и сдадим;
• ИП с работниками — обязанности перед инспекцией и фондом те же, что у организаций;
• компаниям не из Кемерова — участок ведём дистанционно, приезжать никуда не нужно.

Как начать

1. Скажите, сколько у вас сотрудников и есть ли кадровые события в этом месяце.
2. Передайте данные: список работников, СНИЛС, ИНН, оклады, даты приёма.
3. Мы проверяем данные, готовим и отправляем отчёт, дожидаемся положительного протокола и отдаём вам подтверждение.
4. Дальше работаем по календарю: ежемесячные сведения — с нас, кадровые события — от вас в день события.

Если в штате есть военнообязанные, тот же принцип «сообщил в день события» действует и для военкомата — про этот участок написали отдельно, на странице воинского учёта в организации.

Частые вопросы

У нас только директор, и выплат ему нет. Сведения всё равно нужны?

Смотреть надо на два обстоятельства: есть ли застрахованные лица и заключён ли с руководителем трудовой договор. Отсутствие начислений в конкретном месяце само по себе обязанность не снимает. А вот ситуация «директор — единственный участник, без трудового договора и без выплат» разъяснялась ведомствами по-разному, и брать ответ на неё из первой статьи в поиске не стоит. Пришлите документы — скажем, что подавать именно у вас. Это как раз тот случай, из-за которого чаще всего приходят требования.

Мы не подавали сведения несколько месяцев. Что делать?

Подавать за пропущенные периоды, начиная с самого раннего, и параллельно смотреть, что уже пришло: требование, протокол, акт. Затягивание ситуацию дешевле не делает — часть санкций считается по каждому периоду и по каждому человеку.

Отчёт отклонили из-за СНИЛС. Это вы исправите?

Да, проверка и исправление персональных данных — часть работы. Обычно причина в расхождении с базой фонда: девичья фамилия, буква «ё», перепутанные цифры. Найдём несоответствие, исправим и подадим заново.

Чем персонифицированные сведения отличаются от расчёта по страховым взносам?

Расчёт по страховым взносам — сводный отчёт за период, персонифицированные сведения — ежемесячные данные по каждому человеку. Инспекция сопоставляет их между собой, и расхождение превращается в требование. Поэтому оба отчёта лучше держать в одних руках.

Можно передать вам только ЕФС-1, а персведения оставить себе?

Можно. Но оба отчёта берут данные из одного источника — сведения о работниках и выплатах. Разделение этой работы между двумя исполнителями — самый частый источник расхождений, которые потом ищут неделями.

Вы берёте этот участок только у своих бухгалтерских клиентов?

Нет, берём отдельно. Учёт может вести ваш бухгалтер или вы сами — мы отвечаем за сведения о работниках и за сроки их подачи. Если позже захотите передать весь учёт целиком, посмотрим полный список услуг и подберём тариф.

Материал носит информационный характер и не является налоговой консультацией: состав отчётности и обязанность её подавать зависят от вашей ситуации. Требования установлены Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ и Федеральным законом от 24.07.1998 № 125-ФЗ и могут меняться; сведения приведены по состоянию на сентябрь 2026 года. Конкретные сроки подачи и размеры ответственности уточняйте на дату обращения — или спросите у нас. Цена указана по прайсу от 01.04.2026.